Unternehmenssoftware – betriebswirtschaftliche Starthilfe für Gründer?

Unternehmenssoftware – betriebswirtschaftliche Starthilfe für Gründer?

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Du hast vor, dich als Freiberufler oder Unternehmensgründer selbstständig zu machen? Das hört sich gut an. Sicher freust du dich auf deine neue Unabhängigkeit und die Möglichkeit, dich mit deiner eigenen Idee selbst zu verwirklichen.

Doch besonders die Anfangszeit ist natürlich auch ein Sprung in unbekanntes Gewässer und bringt viele Unwägbarkeiten mit sich. Die betreffen zunächst mal dein Kerngeschäft. Du musst Kunden generieren und dich und dein Produkt auf dem Markt platzieren. Das bedeutet in den ersten Monaten deiner Selbstständigkeit wahrscheinlich, dass du jeden Tag ziemlich lange arbeiten musst.

Dazu kommt ein Nebenkriegsschauplatz, mit dem du dich wahrscheinlich vorher noch nicht auseinandergesetzt hast: Du musst auch dafür sorgen, dass alle betriebswirtschaftlichen Abläufe stimmen. Buchhaltung, Auftragsbearbeitung oder Gehaltsabrechnung: All diese Dinge müssen korrekt durchgeführt werden, um spätere Probleme – etwa mit dem Finanzamt – zu vermeiden.

Externe Dienstleister sind oft sehr teuer

Da du kurz nach der Gründung wie oben angesprochen ohnehin über die Maßen damit beschäftigt sein wirst, erst mal auf die Beine zu kommen, ist es reizvoll, zumindest für die Lohnabrechnung und die Finanzbuchhaltung einen Spezialisten zu engagieren. Doch neben Zeit ist auch Geld eine Ressource, von der du in der Anfangszeit wohl nicht allzu viel zur Verfügung hast. Die Auslagerung lohnt sich also in den meisten Fällen nicht.

Neben der finanziellen Ersparnis hat es noch einen weiteren Vorteil, wenn du dich selbst um diese Dinge kümmerst: Du bist immer ganz nah am Tagesgeschäft und weißt über alle relevanten Vorgänge Bescheid. So kannst du deine finanzielle Situation immer detailliert nachvollziehen.

Spezielle Software für Unternehmen erleichtert die Einarbeitung

Damit du dich in der für dich neuen Welt der Zahlen möglichst schnell zurechtfindest, kannst du dir Hilfe holen – nicht in Form eines teuren Dienstleisters, sondern in Form von Unternehmenssoftware, die speziell für diese betriebswirtschaftlichen Vorgänge entwickelt wurde. Für Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Auftragsbearbeitung gibt es ganz spezielle Programme.

Nun bist du in deiner Gründungsphase vor allem darauf angewiesen, deine Ausgaben so gering wie möglich zu halten. Statt also mehrere einzelne Programme zu kaufen, kannst du auch all diese Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem du auf eine kaufmännische Komplettlösung zurückgreifst. Ein solches Rundum-Sorglos-Paket für Gründer bietet beispielsweise der Freiburger Softwareentwickler Lexware an.

Bedienung für Laien, Funktionen für Profis

Wenn du dich selbst um deine Bücher, Abrechnungen, Aufträge und betriebswirtschaftlichen Auswertungen kümmern willst, wirst du es mit einer solchen Unternehmenssoftware deutlich leichter haben, dich in die verschiedenen Felder einzuarbeiten. Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche ist es auch für Laien kein Problem, alle entscheidenden Parameter zu berücksichtigen und so bei diesen wichtigen Vorgängen keine Fehler zu machen. Nicht umsonst setzen auch erfahrene Buchhalter und Steuerberater auf diese Programme.

kaufmann

Mit einer kaufmännischen Komplettlösung sind alle Bereiche abgedeckt

Wenn du dir eine solche Software zulegst, kannst du dein Unternehmen – ob mit Angestellten oder ohne – komplett selbst organisieren. Schon nach kurzer Zeit wirst du dabei so schnell sein, dass du dich fast ausschließlich deinem Kerngeschäft widmen kannst. Die folgenden Bereiche kannst du mit diesen Programmen selbst übernehmen:

  1. Buchhaltung

Für die meisten ist sie das größte Problem – zumindest bevor sie sich eingehend mit ihr beschäftigt haben. Mit all ihren verschiedenen Regelungen und Vorschriften, die sich auch noch ständig ändern, wirkt sie für Laien wie ein Buch mit sieben Siegeln. Bücher korrekt zu führen ist auch kein Kinderspiel – mit der Hilfe der richtigen Software wird es dir allerdings schnell gelingen.

Eine gute Nachricht für Gründer: In den meisten Fällen reicht es aus, eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung anzufertigen. Auf die deutlich kompliziertere doppelte Buchführung können in der Anfangsphase fast alle Unternehmen verzichten. Für Freiberufler gilt das sowieso, und auch Betriebe mit Angestellten sind nur dann buchführungspflichtig, wenn Ihr Gewinn pro Geschäftsjahr über 60.000 € oder ihr Umsatz im entsprechenden Zeitraum über 600.000 € liegt. Auch ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und die Rechtsformen oHG, KG, GmbH und AG müssen den Regeln der Doppik folgen.

Beide Formen dienen der Ermittlung des Gewinns und der Abführung der damit einhergehenden Steuern. Sie müssen also chronologisch und lückenlos erfolgen, um Ärger mit dem Finanzamt und empfindliche Nachzahlungen zu vermeiden. Die Software hilft dir dabei, alle Vorgänge korrekt zu verbuchen. Mit Hilfe integrierter Schnittstellen, z.B. zu ELSTER, kannst du die Datensätze rechtzeitig und korrekt an den Fiskus übermitteln. Ständige Updates sorgen dafür, dass du die aktuellen gesetzlichen Vorgaben dabei stets einhältst.

  1. Auftragsbearbeitung

Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Mahnungen verschicken – all das wirkt zwar auf den ersten Blick gerade im Vergleich zur Finanzbuchhaltung sehr simpel; wenn du dich aber erst einmal etabliert hast und sich die Aufträge häufen, kannst du dabei auch schnell den Überblick verlieren. Mit der richtigen Software passiert das nicht.

Stattdessen wirst du deine Aufträge nicht nur schnell, effizient und pünktlich, sondern auch formell korrekt bearbeiten können. Gerade vom Kunden nicht bezahlte Rechnungen können leicht übersehen werden. Aufgrund der umfassenden Übersicht, die diese Programme bieten, wirst du diesen ärgerlichen und unter Umständen kostspieligen Fehler vermeiden.

  1. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn du Mitarbeiter hast und/oder dich in deinem eigenen Unternehmen als Geschäftsführer selbst angestellt hast, musst du dich auch mit dieser Thematik befassen. Gehälter müssen pünktlich überwiesen werden, und auch das Abführen aller Steuern und Sozialabgaben fällt in deinen Aufgabenbereich.

Auch dieser Bereich der Unternehmensführung wird dir von einer kaufmännischen Komplettlösung deutlich erleichtert. So sparst du dir einerseits mögliche Unannehmlichkeiten mit dem Finanzamt, andererseits stellst du mit pünktlichen Zahlungen und gleichzeitigem Ausstellen der Gehaltsabrechnung sicher, dass deine Mitarbeiter zufrieden sind.

Was ist die Alternative zu einer Software?

Falls Du noch keine Angestellten hast, erst einmal nur Rechnungen schreibst und schon einen fairen und guten Steuerberater hast, dann kannst Du das theoretisch auch ohne spezielle Software stemmen. Achte dann aber unbedingt darauf, dass Dein Steuerberater nicht jedes kleine Telefonat, das Du mit ihm führst, in Rechnung stellt. Sonst kannst Du schnell den Überblick über die Kosten verlieren.

Was Du dann brauchst, ist eine Rechnungsvorlage und eine saubere Ablage aller Belege. Wenn Du erst mal ohne Software starten willst, dann hier mein Tipp zum Vorgehen: Lege Dir einen Ordner unterteilt nach Monaten an, in dem Du alle Papierbelege sofort einheftest, sobald sie kommen. Gleichzeitig legst Du Dir einen Ordner „Rechnungen und Belege“ in Deinem E-Mail Postfach an, in den Du alle Mails, die Rechnungen als pdf enthalten, sofort einsortierst. Ende des Monats nimmst Du Dir dann einfach eine Stunde Zeit, um alle Belege zu ordnen. Lege jeden Monat einen Ordner für eingehende Rechnungen (Eingangsbelege) und einen Ordner für ausgehende Rechnungen (Ausgangsbelege) an.

Speichere Die pdfs im entsprechenden Ordner und scanne Deine Papierbelege ein. So hast Du immer alles an einem Platz.

Welchen Weg gehst Du bei der Organisation Deiner Buchhaltung und kaufmännischen Vorgänge? Nutzt Du nur eine Software oder arbeitest Du mit Ablage und Steuerberater? Wir freuen uns über Deinen Kommentar!

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