Delegieren: Wie ich meine Faulheit outsource oder die Kunst zu Delegieren

Delegieren: Wie ich meine Faulheit outsource oder die Kunst zu Delegieren

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Es gibt Dinge bei denen bin ich faul. Brutal faul. 100% faul. Oder einfach unorganisiert.
Es gibt viele Dinge in denen bin ich gut oder sogar sehr gut. Aber andere Themen fallen bei mir schnell unter den Tisch. Insbesondere, weil ich verschiedene StartUps coache.
Das ist okay…solange jemand anderes da übernimmt, wo ich selbst meine Schwächen habe.
Eine meiner Hauptschwächen sind repetitive Aufgaben, die vor allem eines erfordern: Fleiß und Ausdauer.
Ich mag es kreativ zu denken. Dinge zu verknüpfen. Zu Netzwerken. Zu inspirieren. Dinge zu starten. Und natürlich auch Dinge abzuschließen.
Aber vor allem zum Abschließen von Projekten oder um Projekte abheben zu lassen, braucht es eben auch Ausdauer. Und vor allem, öfter als nicht, auch Fleiß, Follow Up’s und viele repetitive Arbeitsvorgänge.
Müsste ich diese Dinge alleine machen, würde ich scheitern. Oder ich hätte deutlich weniger Spaß an meinen Projekten.
Zum Glück habe ich mit meiner Firma Strandschicht und virtuellen persönlichen Assistenten ein Team im Rücken, an das ich meine Faulheit outsourcen kann und sicherstellen kann, dass meine Projekte nach vorne kommen und ich, bzw. der Rest meines Teams sich auf das konzentrieren kann, worin wir richtig gut sind.

Delegieren wie ein Unternehmer

 
Die meisten der Dinge die ich mega nervig finde, sind wiederkehrend, zeitaufwendig und erfordern eher nicht meine Kreativität. Also gehe ich hier 80/20 und gebe diese Aufgaben weg. Hier ein paar Beispiele:
80/20 beim Sales Outsourcen: 
Wenn wir bei dem Projekt EcoToiletten, das mobile ökologische Toiletten an Festivals vermietet, oder auch bei Strandschicht (das Backoffice für StartUps, Freelancer und Kleine und Mittelständische Unternehmen), an Kunden kommen wollen, dann ist die Kaltakquise grundsätzlich kein schlechter Weg. Das einzige Problem: Auch Kaltakquise muss vorbereitet werden. Daher sind hier die zeitaufwendigen Aufgaben allesamt delegiert.
Es müssen potentielle Kunden via Xing oder LinkedIn oder Branchenverzeichnisse gesucht werden. Das ist definitiv zeitaufwendig.
Wir schreiben Emails an die Geschäftsführer oder die Leitung von Bereichen und bitten darum, dass man uns in der Organisation die richtige Ansprechperson für unser Thema nennt. Bei 100 Emails am Tag wird so etwas auch schnell zeitaufwendig. Selbst wenn es semi-automatisiert abläuft.
Wenn uns die richtige Ansprechperson genannt wird, dann muss an diese Person eine Email gesandt werden (oder es gibt einen Anruf). Diese Email ist dann zwar nicht mehr kalt, weil wir ja von der Geschäftsleitung an die Person verwiesen wurden aber dafür ist die Mail dann vielleicht auch schon wieder etwas individualisierter. Das ist auch zeitaufwendig.
Und zu guter Letzt müssen Termine gemacht werden oder Follow-Up Mails verschickt werden. Olala. Ich persönlich hätte weder die Zeit noch die Ausdauer das mitzumachen. So eine Aufgabenkette muss ich einfach abgegeben, damit es gemacht wird.
80/20 beim Recherchen Outsourcen: 
Viele Rechercheaufgaben brauchen Zeit. Viel Zeit. Vor allem wenn es nicht nur darum geht eine einzelne Information zu finden, sondern gleich hunderte Infos.
Das ist beispielsweise der Fall, wenn ich einen Vertrieb aufbauen möchte. Ich brauche Zielkunden. Ich brauche die richtigen Ansprechpersonen bei meinen Zielkunden.
Ich brauche deren Kontaktdaten. Und eine erste Kontaktaufnahme.
Wenn ich tausend potentielle Kunden ansprechen möchte, dann kann das Recherchieren eine Weile dauern. Auch wenn ich weiß, dass mein Vorgehen vermutlich Erfolg haben würde und ich mit dem Vorgehen Kunden gewinnen würde, kann ich trotzdem nicht meine Faulheit überwinden und mich ewig hinter diese Aufgaben klemmen.
Stattdessen nehme ich lieber mit screencast-o-matic.com ein Tutorial auf, wie ich die Recherche durchführen würde und gebe die Aufgabe ab.
So weiß ich, dass sie jemand macht. Auch wenn ich dafür bezahle. Ich gehe ja davon aus, dass es sich am Ende rechnet. Vor allem habe ich mir mal gerade eben zwischen 10 und 100 Stunden Arbeit gespart, bei der ich auch noch gegen meine Faulheit hätte ankämpfen müssen.
80/20 bei Follow Ups: 
Follow Up’s sind ein lästiges Thema. Vor allem für mich, weil ich Schwierigkeiten habe mich ewig auf eine Sache zu fokussieren. Wenn ich beispielsweise einen interessanten Business Kontakt hergestellt habe, dann muss in der Regel ein Follow Up erfolgen.
Es müssen Materialien verwandt werden. Ich muss meine Versprechen einlösen. Und im allerhäufigsten Fall muss einfach noch mal nachgehakt werden, wenn auf meine Nachricht überhaupt keine Reaktion erfolgt ist.
Dieses Nachhaken ist einfach. Aber auch lästig. Schließlich widme ich mich ja meistens schon der nächsten Aufgabe.
Vermutlich ist auch das eine Form von Faulheit. Deshalb gebe ich sie ab und bitte Assistenten das Follow Up für mich zu übernehmen. So kann ich nach neuen Geschäftsfeldern, Möglichkeiten, Partnern und Projekten suchen und trotzdem fallen beim Jonglieren mit mehreren Themen nicht mehr so viele Bälle runter.
80/20 in der Buchhaltung:
Oh boy, ich erinnere mich noch genau, wie ich 2010 mit Bastian bis tief in die Nacht zusammen saß und Rechnungen geschrieben habe, Rechnungskorrekturen gemacht habe und Mahnungen getippt habe.
Never again.
Vor allem wenn Du mit einer Rechnungssoftware wie e-conomic, fastbill oder Debitoor arbeitest, sollte es absolut einfach sein, das ganze Thema an einen VPA oder einen Mitarbeiter auszulagern.
80/20 im Recruiting: 
Was braucht beim Recruiting die meiste Zeit? Anzeigen schalten, bei Xing oder LinkedIn oder Founder2Be nach geeigneten Personen Ausschau halten und Bewerbungen screenen. Einstellungstests durchführen und das back and forth für das abschließen von Arbeitsverträgen.
So interessant ich vieles im Bereich Recruiting auch finde und so gerne ich mich auch mit Bewerbern auf einen Kaffee treffe; ich möchte doch nicht auf ein HR System hinter unserer Firma Strandschicht verzichten. Insbesondere bei Strandschicht ist es wichtig, dass wir einen standardisierten Prozess haben, weil wir ständig neue Leute einstellen und es zu unserer Kernkompetenz gehört.
Nachdem ich einmal ein Skype Call mit einer Bewerberin vom Strand in Goa geführt habe und sowohl bei ihr als auch bei mir die Internetverbindung dazu geführt hat, dass wir am Ende nur chatten konnten, war mir klar, dass wir das Thema abgeben müssen.
80/20 in der Kundenaufnahme: 
Ich muss sagen, dass ich viel gelernt habe, in dem ich mit Kunden gesprochen habe. Sehr viel. Und vor allem am Anfang war es absolut notwendig viel mit Kunden zu sprechen. Schließlich wollte ich verstehen, wie Kunden ticken, was sie brauchen, wie wir ihre Probleme am besten lösen können, was ihr Schmerz und ihre Wünsche sind.
Aber nach dem ich das weitestgehend verstanden hatte und wir einen klaren Kundenaufnahmeprozess hatten, wollte ich nicht das x-te Gespräch auch noch selbst führen müssen.
Also mussten wir diese Aufgabe abgeben.
  • Interessentenanfragen die per Mail eingehen screenen
  • Interessenten anrufen und qualifizieren (bspw. nach einem klaren Gesprächsleitfaden sicherstellen, dass es die richtigen Kunden für uns sind und wir der richtige Anbieter für sie)
  • Interessenten erklären, wie die weiteren Schritte aussehen und was sie tun müssen, um als Kunden aufgenommen zu werden.
  • Infrastruktur und Kundenaccounts anlegen, nach dem Kunden AGB zugestimmt haben.
Auf diese Weise habe ich in den folgenden Jahren sicherlich hunderte Stunden meiner Zeit wieder für andere Aktivitäten frei gemacht.
Fazit: Zu oft habe ich schon gehört, dass Business machen hart sein muss, schmerzhaft sein muss, das man wenig Spaß und viele schlaflose Nächte hat, wenn man “erfolgreich” sein möchte.
Klar, wenn man mit diesem Mindset rangeht, dann ist der Stress ja schon vorprogrammiert.
Man beißt sich einfach durch alles durch, ohne sich Gedanken zu machen, ob man seine eigene Zeit gerade sinnvoll investiert oder ob man sie nicht noch sinnvoller nutzen könnte.
Mein und unser Ansatz ist da anders. Business soll Spaß machen. Business soll Sinn stiften. Und vor allem, sollten wir uns auf das fokussieren, was wir gut können und wo das was uns liegt und was wir gerne tun zur Geltung kommt.
Der Rest lässt sich outsourcen, abgeben, umverteilen.
Cheers
Thomas
 photo credit: <a href=“https://www.flickr.com/photos/shitsuren/6065053437/“>Silvia Sala</a> via <a href=“http://photopin.com“>photopin</a> <a href=“http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/“>cc</a></div>

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